Comment organiser un déménagement de bureau ?

Le déménagement des locaux d’une entreprise est un événement délicat qui requiert une préparation soignée. En effet, vous devez accomplir plusieurs tâches conséquentes et informer toutes les entités intervenant dans le développement de votre entreprise. Voici des conseils pour mieux organiser votre déménagement de bureau.

Souscrivez à une assurance déménagement

Il s’agit d’un contrat d’assurance précis qui vous permet de couvrir tous les biens à transporter lors d’un déménagement de bureau. Pour en savoir plus , rendez-vous auprès d’une compagnie d’assurances spécialisée. Ainsi, vous pourrez bénéficier d’une protection à la hauteur de vos attentes. Sachez que l’assurance déménagement couvre le déplacement des matériels, leur chargement dans les véhicules de transport et leur acheminement au nouveau local. Il est primordial de compléter votre assurance déménageur avec cette assurance spécifique.

Prévoyez une date pour le déménagement

Il est primordial de fixer une date pour le déménagement de votre bureau ou de réserver un trimestre dans l’année. D’ailleurs, cela vous permet d’effectuer le planning de tous les évènements qui entrent dans le cadre de la réalisation de votre projet. Il est préférable de prévoir votre déménagement pour un week-end afin de ne pas impacter votre activité.

Conformez-vous au préavis de départ

Il est judicieux de prévenir votre bailleur de votre projet de déménagement à travers une lettre recommandée avec accusé de réception. La plupart des baux commerciaux requièrent un préavis de six mois. Par contre, d’autres particularités sont possibles compte tenu du type de contrat signé au préalable. Sachez qu’il s’agit d’une étape irréversible pour le déménagement de votre bureau.

Choisissez une société de déménagement et étiquetez vos cartons

Si vous êtes une petite entreprise, vous pouvez vous organiser en louant des véhicules adéquats pour votre déménagement. Autrement, vous devez faire recours à des professionnels en déménagement. Faites l’effort d’étudier les différentes offres proposées avant de vous décider.

Par ailleurs, il est primordial de procéder à un tri de vos papiers et dossiers afin de vous débarrasser de tout ce qui n’est plus utile. Prenez le temps de bien emballer chacun de vos cartons en y mentionnant le contenu précis.

Communiquez sur vos nouveaux locaux

Après votre déménagement, vous devez informer toute une liste de personnes de votre nouvelle adresse. Il s’agit des clients, partenaires, prestataires et prospects. Il est également important de les rassurer que votre déménagement n’entraînera pas une baisse de votre productivité. De même, vous devez communiquer auprès de différents services tels les opérateurs téléphoniques, l’URSSAF et la sécurité sociale. Cela leur permet de prendre des dispositions nécessaires.